13. Mai 2019 / Anita Brunner-Irujo

Projekt „Digitale Strategie“ geht in die nächste Runde – Tag 3

Joanneum Digital

Nach zwei erfolgreichen und intensiven Workshop-Tagen Anfang April 2019 machten wir uns am dritten Tag nun daran, die Handlungsfelder unserer Strategie zu priorisieren, Rollen zuzuweisen und eine erste grobe Roadmap für die definierten Maßnahmen zu entwerfen.

Wir erinnern uns

Zu Beginn widmeten wir uns nochmals den Handlungsfeldern und den Maßnahmen, die wir in den vorangegangenen Workshops definiert haben. Haben wir etwas vergessen? Wurde etwas unklar formuliert? Sehen wir das heute auch noch so oder hat etwas Abstand die Sicht auf die notwendigen Maßnahmen verändert?

Anschließend gab es eine Reihe von Impulsvorträgen, um die Aspekte im Fundament unserer Strategie etwas besser zu betrachten. Die beratende Agentur erklärte die Wichtigkeit von Kundenzentrierung und warum diese heutzutage eine zentrale Rolle in jedem Unternehmen einnimmt. Dabei haben wir intensiv darüber diskutiert, wer denn die Kundin bzw. der Kunde sei – in der Strategie denken wir den Begriff übergeordnet für Besucher/innen und Mitarbeiter/innen – und ob sich die Aufgaben von Museen durch die Kund/innen-Zentrierung sowie die digitale Transformation verändern. Fragen, denen wir uns auch mit Kolleginnen und Kollegen in Deutschland bei der re:publica 2019 in Berlin gewidmet haben.

Es gab einen Zwischenbericht des Projektes „Gesund in der digitalen Arbeitswelt. Chancen und Herausforderungen“ sowie einen Exkurs in die Veränderungen der Arbeitswelt durch die Digitalisierung. Dabei erzählte die Leiterin der Personalentwicklung von der Effizienzsteigerung und dass wir durch digitale Tools mit weniger Ressourcen mehr leisten können. Die Geschwindigkeit der Veränderungen wird weiterhin rapide zunehmen und Berufsfelder und deren Tätigkeiten verändern. Die Digitalisierung der Arbeitswelt verlangt mitunter mehr und andere Wege der Zusammenarbeit, bietet aber auch neue Möglichkeiten. Die Frage lautet: Wie können wir die Mitarbeiter/innen abholen, damit sie auch bereit sind mitzugehen und wie können wir uns als Betrieb für laufende Veränderungen fit machen?

Der Leiter der IT erzählte von den steigenden Anforderungen an die IT-Infrastruktur in den letzten zehn Jahren. So hat sich die Anzahl der PCs seit 2009 fast verdoppelt und die Datenmenge sogar vervierfacht. Hatten wir vor zehn Jahren noch physische Server, liegen unsere Daten mittlerweile beinahe ausschließlich in der Cloud, um sie kostengünstiger und flexibler warten und skalieren zu können. Seit Kurzem können wir auch gemeinsam in Dokumenten arbeiten, was die Zusammenarbeit intern und mit externen Kooperationspartnern vereinfacht sowie uneingeschränkten Zugriff ermöglicht. Dafür werden infolge auch Sicherheit und Datenschutz eine zentralere Rolle in der IT einnehmen.

Abschließend gab es einen Einblick in unsere Analyse von Online-Besucherinnen und -Besuchern, z. B. durch Google Analytics und Maßnahmen, um die Usability und Auffindbarkeit von Inhalten zu verbessern.

Was ist wichtig, was ist dringend?

Anschließend sollten wir die Priorisierung und den Aufwand der acht Handlungsfelder einschätzen. Dabei wurden wir uns relativ rasch und meist einstimmig einig, dass zum Beispiel die Digitalisierung der Sammlung von allen als wichtig und dringend, aber natürlich mit maximalem Aufwand bewertet wird. Die Digitalisierung des Museumsbesuchs wurde als wichtig, jedoch nicht dringend mit größerem Aufwand eingeschätzt.

Diesen Prozess haben wir im nächsten Schritt für die individuellen Maßnahmen der Handlungsfelder wiederholt.

Und wer soll das bitte alles machen?

Bei den Maßnahmen zu den Handlungsfeldern der Strategie bietet sich die Möglichkeit, sogenannte Quick Wins herauszuarbeiten; jene Maßnahmen, die dringend und/oder wichtig sind, einen geringen Aufwand erfordern und sich rasch umsetzen lassen, sofern sie nicht von anderen Maßnahmen abhängig sind. Dadurch wird der gefühlte unüberwindbare Berg an bevorstehenden Maßnahmen und Aufgaben etwas überschaubarer, vor allem wenn es um die verfügbaren Ressourcen geht.

Die Agentur leitete dazu einen RACI-Prozess an. Diese Methode half uns zu definieren, wer für die Maßnahme verantwortlich ist (Responsible), wer Rechenschaft ablegt (Accountable), wer konsultiert (Consulted) oder informiert (Informed) werden muss. Wenn man sich all diese Rollen vor Augen führt, wird erstmals klar, wie umfangreich das digitale Team eigentlich ist.

Insgesamt hat dieser Prozess viel Zeit in Anspruch genommen und erst nach einer gewissen Dauer war uns die Anforderung klar. Erschwerend kommt hinzu, dass durch die Bandbreite an Abteilungen dieselbe Rolle nicht automatisch auch dieselben Tätigkeiten über alle Museen hinweg bedeutet. Vielen war nicht bewusst, wie viele unterschiedliche Stakeholder an einem Projekt mitarbeiten. Umso klarer wurde, dass in Zukunft hier noch mehr interner Austausch, Abstimmungen und starkes Projektmanagement gebraucht wird.

Zwangsläufig kam auch die Frage nach der Rolle der Personen auf, die das Projekt „Digitale Transformationsstrategie“ leiten. Der Transformationsprozess geht grundlegend weit über digitale Medien und IT hinaus und sprengt schlichtweg die Ressourcen der beiden Teams.

Let’s hit the road!

Basierend auf der Einschätzung von Priorisierung und Aufwand sowie des RACI-Prozesses konnten wir nun in kurzer Zeit die Roadmap festlegen, was den intensiven Tag zu einem guten Schluss brachte. Die Roadmap verdeutlichte, dass zwar viel Arbeit auf uns wartet, aber mit der richtigen Priorisierung der Maßnahmen und der rechtzeitigen Planung von Budget und Ressourcen die Umsetzung der digitalen Transformationsstrategie nicht mehr unüberwindbar erscheint.

Das Strategie-Papier, welches wir als Folge der drei Workshop-Tage und ausführlichen Gespräche erarbeiten werden, bildet einen sinnvollen Rahmen für den Transformationsprozess unseres Betriebes und wird uns immer wieder dabei unterstützen, den Blick auf das Wichtige und/oder Dringende zu lenken. Darüber hinaus wird es unerlässlich sein, die Strategie im Laufe der Zeit zu hinterfragen und gegebenenfalls zu adaptieren.

Kategorie: Joanneum Digital
Schlagworte: Digitale Strategie


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