23. April 2019 / Anita Brunner-Irujo

Projekt „Digitale Strategie“ geht in die nächste Runde – Tag 1

Joanneum Digital

Im Herbst 2018 luden wir zu einer Reihe von Gesprächen mit einer externen Agentur, um die Bedürfnisse und Herausforderungen der Abteilungen für die Entwicklung unserer digitalen Strategie zu erheben. Daraus wurden erste Erkenntnisse gewonnen, welche die Basis für unsere Workshops bildeten. Alle Abteilungen wurden am 8. und 9. April 2019 eingeladen, sich in den Entwicklungsprozess einzubringen.

Besprechung der Ziele des Projeks und Benchmarks

Warm-up und Fühler ausstrecken

Zu Beginn des ersten Tages haben wir uns daran erinnert, was das Ziel des Projektes ist.

„Wir wollen gemeinsam Strukturen und Prozesse um Digitales definieren sowie (abteilungsübergreifend) Synergien schaffen, damit digitale Projekte erfolgreich geplant und durchgeführt werden. Ziel ist, den Nutzen digitaler Maßnahmen für Besucher/innen und Mitarbeiter/innen zu gewährleisten sowie die Geschäftsziele zu stützen.“

Darüber hinaus geben die aktuellen strategischen Entwicklungsrichtungen des Museums die Formulierung und Umsetzung einer für das Unternehmen entwickelten digitalen Strategie vor, die alle Strukturen und Prozesse berücksichtigt. Zudem sollen organisatorische Abläufe transparent gemacht und die Abstimmung zwischen den Abteilungen verbessert werden.

Als Nächstes haben wir als Inspirationsquelle öffentlich zugängliche Strategien anderer Museen besprochen.

Das MKG Hamburg (Museum für Kunst und Gewerbe Hamburg) verfasste ein Working Document, bildete eine abteilungsübergreifende Arbeitsgruppe und veranstaltet regelmäßig Teammeetings und Workshops. Die Strategie ist datenbasiert und userzentriert, Arbeitsweisen werden angepasst, um z. B. ortsunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen. Der Dialog mit der Community soll gefördert werden und durch Schnittstellen soll man Zugriff auf die Online-Sammlung erhalten. Für das MKG Hamburg sind analoge und digitale Besuche gleichwertig.

Die digitale Strategie des Städel Museums in Frankfurt am Main bezieht sich eher auf Maßnahmen für seine Besucher/innen, und zwar in Form von Digitorials (digitale und mobile Kunstvermittlung), die u. a. eine digitale Sammlung und einen Online-Kunstgeschichte-Kurs anbietet. Gleichzeitig wurden interne Organisationsstruktur und Arbeitsweise den geänderten Gegebenheiten angepasst, jedoch ist über die Vorgehensweise keine nähere Information verfügbar. Auch auf den abteilungsübergreifenden Wissensaustausch wird Wert gelegt.

Die Strategie der Kunsthalle Mannheim hat ihren Schwerpunkt ebenfalls bei den Besucherinnen und Besuchern und möchte Digitales dazu nutzen, die individuelle Wahrnehmung zu bereichern sowie dazu einladen, das Erlebte zu teilen. Dabei unterstützt die eigene App und Collection Wall, um z. B. Favoriten der Sammlung selbst zusammenstellen und zu teilen. Der Museum Orchestration Server (MOS) als das Gehirn der digitalen Strategie verbindet und steuert die digitalen Instrumente und ist Schnittstelle zur Museumsdatenbank. Über interne Prozesse ist keine Information verfügbar.

Das Museum Victoria (AUS) unterteilt die digitale Strategie in drei Phasen: Initiate (Finanzplanung, Maßnahmenplan etc.), Transform and Innovate (Umsetzung Transformationen, Investitionen) und Grow and Accelerate (z. B. Investition in Partnerschaften). Die Strategie beinhaltet Aussagen zu den Unternehmenswerten, Transformationsprozessen und Handlungsfeldern.

Zusätzlich wurden uns sogenannte Strategiehäuser von Kunden der Agentur vorgestellt. Dabei wurde rasch klar, dass die meisten Unternehmen sich mit denselben Themen beschäftigen – Kundenzentriertheit, Veränderung im Marketing und in den Arbeitsprozessen, neue Technologien sowie Skills und Ressourcenknappheit.

Mit den eigenen Erkenntnissen und den Benchmarks ausgestattet machten wir uns an die Entwicklung unseres eigenen Strategiehauses.

Wir bauen ein Haus

Die Agentur bereitete aufgrund der Erstgespräche Vorschläge für mögliche Handlungsfelder vor. Diese wurden in der Diskussion adaptiert und erweitert.

Schlussendlich einigten wir uns auf 8 Handlungsfelder, unterteilt in außen und innen:

  • Außen
    • Digital Marketing
    • externe digitale Plattformen / Social Media
    • digitale Kundenkontaktpunkte
    • Digitalisierung des Museumsbesuchs
  • Innen
    • Change und Mindset / Innovation und Fehlerkultur
    • Organisation und Fähigkeiten
    • interne Systeme und Prozesse

Die Digitalisierung der Sammlung nimmt eine zentrale Rolle ein, da sie außen ebenso wie innen wirksam ist.

Als Fundament unseres Hauses definierten wir:

  • Kundeninnen-/Kunden- und Mitarbeiter/innen-Zentrierung
  • Datenmodelle und Analysen
  • IT-Infrastruktur
  • Neue Arbeitswelt (New Work)
  • Ressourcen und Budget

Das Fundament bilden die Rahmenbedingungen, um die strategischen Handlungsfelder erfolgreich planen und durchführen zu können. Aus ihnen können weitere Teilprojekte entstehen.

Digitale Transformationsstrategie Universalmuseum Joanneum – erster Entwurf

Und wozu brauchen wir eine Strategie?

Als Nächstes stellten wir uns bei jedem Handlungsfeld die wichtige Frage: Wozu brauchen wir eine Strategie? In Gruppen machten wir uns daran, Antworten zu finden, die wir in sogenannten Ideentürmen für jedes Thema sammelten. Durch diesen Prozess wurde für uns wesentlich klarer, was wir erreichen wollen. Am zweiten Tag haben wir basierend auf diesen Ideen das jeweilige Ziel formuliert.

Für interne Systeme und Prozesse wurden unter anderem folgende Punkte genannt: Prozesse dokumentieren, Transparenz schaffen sowie verbesserte Benutzer/innen-Freundlichkeit. Mitarbeiter/innen sollen aktiv bei Konzepten mitwirken, aber auch Flexibilität in der Anwendung zeigen. Außerdem sollen Klarheit um die Verantwortung entstehen und Risiken durch das Einhalten der definierten Prozesse reduziert werden.

Rauchende Köpfe bis zum Schluss

Am Ende des ersten Tages ließen wir unsere Eindrücke Revue passieren, diskutierten über die Ergebnisse und worüber wir nun anders denken als zu Beginn des Workshops. Vielen Teilnehmerinnen und Teilnehmern wurde im Laufe des Tages die Komplexität und Notwendigkeit des Projekts erst richtig bewusst. Man arbeitet im Alltag vor sich hin und realisiert oft gar nicht, wie sehr Digitales uns bereits beeinflusst.

Auch war es anfangs für manche Teilnehmer/innen unklar, wie sie sich in das Projekt einbringen können, weil sie vielleicht selbst nicht in das Thema vertieft sind, was jedoch kein Problem darstellte. Distanz zu dieser Thematik hilft oft dabei, manche Dinge aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten und vorhandene Überlegungen wertvoll zu ergänzen.

Natürlich kam auch das Thema finanzielle und personelle Ressourcenknappheit zur Sprache. Wir benötigen eine Strategie, um die wenigen verfügbaren Ressourcen sinnvoll einzusetzen. Jedem war klar, dass ein Transformationsprozess zu Beginn mehr Geldmittel in Anspruch nehmen wird, da viel Altes umgebaut und Neues aufgebaut wird. Das braucht aber Zeit und im Sinne von Aufklärung viel „internes Marketing“.

Kategorie: Joanneum Digital
Schlagworte: Digitale Strategie


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