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Screenshot aus dem Programm-Manager
31. Juli 2019 / Elisabeth Eder
Bärbel Hradecky über den Programm-Manager
Schon 2011 wurde im UMJ der sogenannte Joanneums-Manager eingerichtet, der damals noch unter dem Namen „CRM“ bekannt war und als Tool zur Kontaktverwaltung diente und bei Weitem nicht so viel konnte wie jetzt. Vier Jahre danach wurde auf Wunsch des damaligen Intendanten Peter Pakesch zur Erleichterung der Terminkoordination auch die Entwicklung eines Veranstaltungskalenders in diesem Tool in Auftrag gegeben und damit der Grundstein für den heutigen Programm-Manager gelegt. Aus vormaligen Excel-Listen wurde ein umfangreiches und museumsübergreifendes Tool, das bis heute mit neuen Ideen und Funktionen gespeist wird. Bärbel Hradecky, Mitarbeiterin im Referat Marketing und Kommunikation, wurde 2014 mit der Aufgabe betraut, den Programm-Manager in Zusammenarbeit mit Bernd Dörling, dem Leiter des Referats IT & Kommunikation, aufzubauen. Im Interview erklärt sie, wie der Programm-Manager funktioniert, welche Vorteile er bringt und was man noch verbessern kann.
Wofür gibt’s den Programm-Manager?
Gebraucht und darauf ausgerichtet haben wir den Programm-Manager einerseits für das Marketing: Gefragt war eine Content-Sammlung aller UMJ-Veranstaltungen, vor allem für das Monatsprogramm. Andererseits benötigte das Veranstaltungsprogramm ein effizientes Planungsinstrument für die Raumvermietung. Bevor ich mit dem Projekt im Marketing betraut wurde, hat Bernd Dörling bereits mit Mediate Systems vorgearbeitet und den Grundstock für das Tool gelegt.
Für mich galt es zu erheben, was vom Marketing und Veranstaltungsmanagement wirklich gebraucht wird, und zu überprüfen, ob die Umsetzung bzw. Programmierung für uns funktioniert – ich war und bin sozusagen die Schnittstelle zwischen den Programmierern und den Benutzerinnen und Benutzern. In dieser Phase habe ich eng mit dem Veranstaltungsmanagement und den Kolleginnen von der Monatsprogramm-Redaktion zusammengearbeitet. Wir haben gemeinsam überlegt, welche Informationen, z.B.: Orte, Zeiten, Texte, Bilder etc. überhaupt im Tool zu finden sein müssen und wie wir diese Informationen auch wieder herausfiltern und exportieren können, um damit gut und sinnvoll zu arbeiten.
Anschließend mussten wir unsere Anliegen mit den Programmierern besprechen und ihnen genau darlegen, wie unsere Anforderungen zu verstehen sind. Das war für mich ein ziemlicher Lernprozess, mich für die Programmierer verständlich auszudrücken. So ist der Programm-Manager langsam entstanden.
Ein Einblick in unser Monatsprogramm vom Mai 2019
Was genau ist deine Aufgabe?
Ich war vor allem für den Aufbau des Programm-Managers zuständig, habe Bedürfnisse erhoben, deren Umsetzung präzisiert und vor allem viel getestet. Bis heute bin ich für die Einschulungen unserer Mitarbeiter/innen zuständig und erste Ansprechperson, wenn es Probleme gibt oder etwas Neues gebraucht wird. Ich kümmere mich auch um die Erstellung von Filtern und Workflows, die im Hintergrund laufen, wie die Benachrichtigungen, die man erhält, wenn Einträge verändert werden. Daneben bin ich auch für das CRM zuständig, das ebenso wie der Programm-Manager Teil des Joanneums-Managers ist.
Auch das Einschulen von Mitarbeiter/innen in den Programm-Manager gehört zu den Aufgaben von Bärbel Hradecky.
Wie ist der Programm-Manager entstanden?
Der Programm-Manager hieß zuerst Veranstaltungsmanager, da er eigentlich für das Marketing und für das Veranstaltungsmanagement entwickelt wurde. Er sollte primär alles erfassen, was im Universalmuseum Joanneum stattfindet.
Als ich 2004 ins Universalmuseum Joanneum gekommen bin, waren eigentlich nur die Ausstellungen und deren Eröffnungen zentral erfasst, aber keine Veranstaltungen. Diese konnten damals also auch gar nicht zentral beworben werden. Wir haben dann begonnen, alle Veranstaltungen in einer Excel-Liste zu sammeln, um einen ersten Überblick zu bekommen, was bei uns alles los ist.
Aus dieser Excel-Liste – mit vielen Erweiterungen – wurde schließlich der Programm-Manager. Und auch dieser entwickelt sich natürlich immer weiter: Es gibt zum Beispiel die Schnittstelle zum Tool Ausstellungsplaner, mithilfe dessen die Ausstellungen des jeweils nächsten Jahres von den Abteilungsleiterinnen und -leitern sowie der Geschäftsführung zeitlich geplant werden und dann – automatisiert – in den Programm-Manager übernommen werden. Dann gibt’s wiederum die Schnittstelle ins BKS (Besucher/innen-Koordinations-System), wo genau diese Ausstellungsdaten hineingespielt werden, damit Führungen zu den Terminen eingebucht werden können. So kommen alle Daten aus einem System und es muss nicht überall alles extra eingetragen werden.
Was sind die Vorteile eines solchen Programmes?
Ein Vorteil ist sicher, dass Informationen immer am aktuellsten Stand sind und die Datenqualität dadurch stark zugenommen hat. Wenn es Änderungen gibt und diese eingetragen werden, erfahren davon im selben Moment alle, die davon erfahren müssen. Sie erhalten eine automatisch generierte E-Mail, in der die Änderungen angeführt sind und die sie per Link zum Eintrag führt.
Davor kursierten oft verschiedene Versionen von Laufzeiten und noch nicht oder schon lektorierten Texten und man musste zuerst immer nachfragen, ob die Informationen, Texte und Fotos noch aktuell sind. Jetzt tragen alle Abteilungen ihre Informationen direkt in den Programm-Manager ein, wo sie dann auch lektoriert und zum Beispiel für das Monatsprogramm, Kinderprogramm oder die Programme der einzelnen Häuser zur weiteren Verwendung für die Grafik in einer schönen Liste exportieren werden. Das ist inzwischen eine echte Zeitersparnis. Natürlich war es am Anfang ein Mehraufwand, da die Exporte der Daten noch viel genauer auf potentielle Fehler geprüft werden mussten.
Ein weiterer Vorteil ist, dass man im Programm-Manager verschiedene Workflows hinterlegen kann. Unser Lektor bekommt beispielsweise eine Nachricht, wenn ein Text eingetragen wurde. Er kann diesen Text dann direkt über einen Link im E-Mail öffnen, korrigieren und per „Hakerl“ bestätigen, dass er lektoriert ist. Daraufhin bekommt die Erstellerin/der Ersteller des Beitrags eine Nachricht, dass etwas geändert wurde. So bekommt man immer mit, wenn jemand eine Änderung vornimmt, und alle haben immer die aktuellste Version parat.
Der lektorierte Text
Auch für das Veranstaltungsmanagement gibt es verschiedenste Exporte, zum Beispiel für Veranstaltungsbetreuung, technische Betreuung, Reinigung, Security und weitere Optionen, die viele Vorteile bringen. So kann man für alle Beteiligten auf Knopfdruck eine Arbeitsübersicht für die nächste Woche erstellen.
Screenshots aus dem Programm-Manager
Gibt es auch Nachteile am Programm-Manager oder etwas, das du ändern würdest?
Ja, ich würde auf alle Fälle die Oberflächen, also die Benutzer/innen-Freundlichkeit, besser gestalten, weil sehr viel Information angezeigt wird. Wir haben zwar von Beginn an darauf geachtet, die Benutzer/innen nicht durch eine Informationsflut zu überfordern, indem nicht alle Felder zur Dateneingabe für jede/n Nutzer/in sichtbar sind – den Bereich für das Veranstaltungsmanagement sehen zum Beispiel nur die entsprechenden Kolleg/innen. Und wir haben versucht, „Filter“ einzubauen, um Inhalte dynamisch suchen zu können. Ich glaube aber, dass man immer noch viel machen kann, und es wird auch sicher noch einiges passieren, damit der Programm-Manager etwas selbsterklärender wird und man sich schneller und noch besser zurechtfindet.Bis dahin bitte ich meine Kolleginnen und Kollegen immer wieder ganz herzlich, sich gerne gleich bei mir zu melden, wenn es Probleme oder Fragen gibt. Ich versuche immer so schnell wie möglich zu helfen!
Wie schwierig ist die Handhabung für die Mitarbeiter/innen? Welche Probleme treten am häufigsten auf?
Ich denke, dass die Handhabung nach einer Einschulung recht einfach ist. Problematisch ist es meist, wenn neue Kolleginnen und Kollegen von Personen eingeschult werden, die selbst nicht alle Möglichkeiten des Tools verwendet haben und deswegen bestimmte Funktionen nicht vermitteln können. Hier geht oft viel Information verloren. Deshalb finde ich es gut, wenn neue Mitarbeiter/innen zuerst zu mir kommen, damit ich ihnen die volle Funktionalität erklären kann. Dabei sind sie oft erstaunt: „Ah, das kann das Programm auch? Das ist ja toll!“ Wenn sie danach damit arbeiten, tauchen logischerweise noch weitere Fragen auf, die ich gerne beantworte.
Probleme gibt es zum Beispiel auch öfter bei den Serienterminen, weil das Programm einfach nicht alle Eventualitäten abdecken kann, die es bei Veranstaltungen gibt. Hin und wieder muss und kann man das Programm „austricksen“. Aber meistens funktioniert es auch ohne „Tricksen“, wenn man weiß wie – oder wenn man nachfragt. Auf alle Fälle würde ich mich noch gerne mehr um die Benutzer/innen-Freundlichkeit kümmern, weil wir anfangs erst einmal darauf geachtet haben, was das Programm können muss, und leider weniger darauf, wie es am besten bedienbar ist. Im Großen und Ganzen hat sich jedoch – glaube ich – alles ganz gut eingespielt und je mehr Rückmeldungen von den Kolleginnen und Kollegen ich bekomme, desto mehr Verbesserungen können wir veranlassen – soweit es sinnvoll und finanziell machbar ist.
Sind noch weitere „Tools“ geplant? Wie sieht die Zukunft des Programm-Managers aus – auch im Hinblick auf die digitale Transformationsstrategie?
Es gibt vom Projekt „Gesund in der digitalen Arbeitswelt. Chancen und Herausforderungen“ eine Arbeitsgruppe für den Programm-Manager, um problematische Aspekte zu sammeln und gemeinsam nach Lösungen zu suchen.
Im Rahmen der digitalen Transformationsstrategie wird sicher noch daran gearbeitet werden, wie man den Programm-Manager weiter sinnvoll mit anderen Tools verbinden kann, zum Beispiel mit der Webseite.
Schlagworte: Arbeiten im Museum | Digitale Strategie
