Office Manager*in für die Abteilung Schloss Eggenberg und Alte Galerie

• Zentrale Schnittstelle in der Abteilung Schloss Eggenberg und Alte Galerie
• Büroorganisation und Assistenztätigkeit zur Unterstützung der Abteilungsleitung
• Zentrale Ansprechperson für das Reinigungsteam und Koordinator*in sämtlicher Reinigungsmaßnahmen für den gesamten Standort
• Ganzheitliche Organisation sowie Betreuung von internen und externen Veranstaltungen (Aktionstage, Konzertveranstaltungen, Trauungen)
• Verwaltung des Termin- und Veranstaltungskalenders sowie Raumbuchungen
• Abwicklung von Gesprächsterminen und Sitzungen inklusive Protokollierung
• Ansprechperson für interne und externe Stakeholder und Anfragen aller Art (z. B. Gästeauskünfte, Standesamt der Stadt Graz, Drehgenehmigungen)
• Bestellwesen, Beauftragungen und Kostenmanagement
• Betreuung der Handkassa, Kreditkartenabrechnung, Erstellung von Ausgangsrechnungen sowie interne Leistungsverrechnung
• Administration und Betreuung von Dienstreisen und der Zeiterfassung
• Pflege der CRM-Kontakte und Datenbanken

• Abgeschlossene Ausbildung als Bürokraft (m/w/d) oder im kaufmännischen Bereich
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Organisation, Projektmanagement und/oder Assistenz
• Sehr gute Deutschkenntnisse und rhetorische Fähigkeiten in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Professioneller Umgang mit den gängigen Office-Programmen
• Kenntnisse im Umgang mit CRM-Programmen wünschenswert
• Bereitschaft zum proaktiven, bereichsübergreifenden und flexiblen Arbeiten
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, strukturiertes Arbeiten und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Freundliches Auftreten, soziale Kompetenz und Teamfähigkeit

• Einen Arbeitsplatz in einem UNESCO-Weltkulturerbe
• Einen großen Spielraum beim Einbringen und Umsetzen von Ideen sowie Raum für Selbstständigkeit und Eigeninitiative
• Ein breit gefächertes Schulungs- und Fortbildungsangebot: national sowie bei Interesse auch international im Netzwerk der größten europäischen Schlösserverwaltungen (European Royal Residences)
• Kostenfreie Teilnahme an vielfältigen Maßnahmen der Betrieblichen Gesundheitsförderung
• Einen mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Fahrrad sehr gut erreichbaren Arbeitsplatz
• Flexible Arbeitszeit
• Eine bezahlte Mittagspause von 30 Minuten täglich (bei mindestens 6 Stunden Arbeitszeit pro Tag)
• Zahlreiche Mitarbeiter*innen-Vergünstigungen und -Rabatte
• Zusätzlich zum Jahresurlaub bezahlte arbeitsfreie Tage (24. Dezember, 31. Dezember, Karfreitag, Teilnahme am Stiftungstag zur Gründung des Universalmuseums Joanneum, Bildungs- bzw. Sozialtag für Weiter- und Teambildung)

Als Gesellschaft des Landes Steiermark bieten wir Ihnen ein hohes Maß an Sicherheit und Stabilität. Abhängig von Ihren anrechenbaren Vordienstzeiten ist diese Stelle entsprechend unserer Gehaltsordnung mit mindestens
€ 2.400,00 brutto/Monat bis 2.766,00 brutto/Monat (14 x p. a.) auf Basis einer Vollzeitbeschäftigung dotiert.