Office Manager*in / Abteilung für Besucher*innen

In dieser Position übernehmen Sie vielfältige Aufgaben innerhalb des Teams der Abteilung für Besucher*innen. Sie arbeiten professionell und genau und haben ein hohes Verantwortungsgefühl, auf das sich Ihr Umfeld verlassen kann. Zu Ihren Stärken zählen hohe Kommunikationsfähigkeit, Flexibilität und Offenheit gegenüber Abteilungen und Institutionen.

• Selbstständige Büroorganisation und Office-Management (Post, Ablage, Korrespondenz, Terminvereinbarungen, Kreditkartenabrechnung, Handkassabuch, Erstellung von Ausgangsrechnungen)
• Zentrale Schnittstelle für alle Teamleitungen der Abteilung für Besucher*innen
• Ansprechperson für interne und externe Stakeholder und Anfragen aller Art
• Mithilfe bei der Durchführung von Veranstaltungen und Projekten, Reservierungen und Besorgungen (z. B. aktive Unterstützung und Betreuung des Clubs Joanneum)
• Unterstützung bei Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Ganzheitliche Betreuung von Besprechungen und Terminen (inkl. Protokoll, Dokumentation)
• Vorprüfung und Verwaltung von Monatsjournalen
• Gewährleistung der Aktualität der Kund*innendatenbank im CRM
• Unterstützung des Bereichs „Kund*innenbindung und Entwicklung“ (Club-Joanneum-Karte, Schulkarte Echt Klasse!, Sonderveranstaltungen)
• Sammlung und Aufbereitung von analogem/digitalem Kund*innen-Feedback
• Planung/Organisation von Mitarbeiter*innen-Führungen
   

• Abgeschlossene Ausbildung/Qualifikation im kaufmännischen Bereich von Vorteil
• Mehrjährige Berufserfahrung im Umfeld von Organisation und Management
• Erfahrung in Administration und Projektarbeit, idealerweise auch im Kulturbereich
• Sehr gute Deutschkenntnisse und rhetorische Fähigkeiten in Wort und Schrift
• Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Professioneller Umgang mit den gängigen Office-Programmen
• Kenntnisse im Umgang mit CRM-Programmen wünschenswert
• Bereitschaft zum proaktiven, bereichsübergreifenden und flexiblen Arbeiten
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und strukturiertes Arbeiten
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Soziale Kompetenz, Teamfähigkeit sowie freundliches und selbstbewusstes Auftreten
• Freude an und Talent für Kommunikation und Umgang mit Menschen

• Ein aufgeschlossenes Team, das sich auf Ihre Unterstützung freut
• Eine herausfordernde, verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Aufgabe, bei der Sie Ihre Kenntnisse voll einsetzen und erweitern können
• Spielraum bei der Umsetzung Ihrer Vorschläge und beim Einbringen neuer Ideen
• Einen Arbeitsplatz im Zentrum von Graz
• Eine bezahlte Mittagspause (ab einer Arbeitszeit von sechs Stunden)
• Ein breitgefächertes Schulungs- und Fortbildungsangebot
• Flexible Arbeitszeit und Möglichkeit für Homeoffice nach Vereinbarung
• Zahlreiche Mitarbeiter*innen-Vergünstigungen und Rabatte
• Bezahlte arbeitsfreie Tage zusätzlich zum Jahresurlaub (24.12., 31.12., Karfreitag, Teilnahme am Stiftungstag zur Gründung des Universalmuseums Joanneum, Bildungs- bzw. Sozialtag für Weiter- und Teambildung).

Als Gesellschaft des Landes Steiermark bieten wir Ihnen ein hohes Maß an Sicherheit und Stabilität. Abhängig von Ihren anrechenbaren Vordienstzeiten ist diese Stelle entsprechend unserer Gehaltsordnung mit mindestens € 2.400,00 brutto/Monat bis 2.766,00 brutto/Monat (14 x p. a.) auf Basis einer Vollzeitbeschäftigung dotiert.