Die digitale Transformationsstrategie des Universalmuseums Joanneum

Ausgangssituation, Problemstellung und Ziel

Der digitale Bereich (Digitale Medien und IT) im Universalmuseum Joanneum (UMJ) ist über die Jahre organisch und sukzessive gewachsen. Die strategischen Entwicklungsrichtungen des UMJ (Stand 17.10.2018) inkludieren unter anderem die Formulierung und Umsetzung einer für das gesamte Unternehmen entwickelten digitalen Strategie, die alle Strukturen und Prozesse berücksichtigt, sowie bessere Abstimmung zwischen den Museumsabteilungen und Servicefunktionen. Zusätzlich sollen die Sammlungen mit einem einheitlichen System digitalisiert und der Öffentlichkeit verstärkt zugänglich gemacht werden.

Das Projekt „Digitale Transformationsstrategie“ antwortet auf diese strategischen Entwicklungsrichtungen des UMJ. Die Strategie soll auf die Bedürfnisse und Herausforderungen der Abteilungen über alle Interessensvertreter/innen hinweg im digitalen Bereich eingehen. Dabei soll auch Klarheit in Bezug auf Rollen, Verantwortlichkeiten und Standards für digitale Belange (Hard- und Software) geschaffen werden.

Die Strategie soll erwirken, dass digitale Projekte erfolgreich geplant und durchgeführt werden können sowie nachhaltig sind. Von der Strategie profitieren Besucher/innen ebenso wie Mitarbeiter/innen, darüber hinaus unterstützt sie die Geschäftsziele des UMJ.

Zur Namensgebung

Der Begriff Digitalisierung hat mehrere Bedeutungen:

die digitale Umwandlung und Darstellung bzw. Durchführung von Information und Kommunikation
die digitale Modifikation von Instrumenten, Geräten und Fahrzeugen
die digitale Wende, das „Informationszeitalter“ und die „Computerisierung" ⁽¹⁾

In der musealen Welt bezieht sich der Begriff Digitalisierung vorwiegend auf die digitale Erfassung der Sammlung in Datenbanken und folglich die Erleichterung der (öffentlichen) Zugänglichkeit. „Digitalisierung ist eine Art virtuelle Dokumentation und Vernetzung, das Objekt wird mit unterschiedlichen Techniken beschrieben und bewahrt. ⁽²⁾ Daher ist der Begriff Digitalisierungsstrategie auszuschließen, weil dies nur einen bestimmten Aspekt im Museum impliziert und andere Bereiche ausklammert.

Im Frühjahr 2019 erschien das Buch „Das erweiterte Museum“, in dem die Begriffe Digitale Strategie als nach außen gerichtete Maßnahmen, und Digitale Transformation als nach innen gerichtete Maßnahmen thematisiert werden. Demnach ist eine digitale Strategie eine Querschnittsaufgabe und sollte alle Abteilungen involvieren. Ein klar formuliertes Strategiepapier hilft dabei, die notwendigen Veränderungsprozesse (digitale Transformation) zu erkennen und zu steuern. ⁽³⁾

Abb.: Klassische Arbeitsfelder einer digitalen Strategie und deren Zusammenspiel mit den Wirkungsmechanismen einer digitalen Transformation (4)

Im Vergleich mit anderen Museen im deutschsprachigen Raum bilden bisher als „Digitale Strategie“ bezeichnete Papiere eine Spanne von Kommunikationsstrategie über Fokus auf Vermittlungsstrategie bis zu Strategien, die explizit auch interne Prozesse berücksichtigen.

Der Begriff Digitale Transformation bezeichnet erhebliche Veränderungen des Alltaglebens, der Wirtschaft und Arbeitswelt sowie der Gesellschaft. Digitale Technologien beeinflussen die Art und Weise, wie in der Gesellschaft interagiert wird und welches Leistungsangebot den Kundinnen und Kunden geboten werden kann. ⁽⁵⁾

Aufgrund des erwähnten Umfelds und der externen sowie internen Aspekte der Strategie im UMJ greifen die Begriffe Digitalisierungsstrategie sowie Digitale Strategie zu kurz. Mit der Bezeichnung Digitale Transformationsstrategie soll eine bewusste Unterscheidung zu anderen Strategiepapieren gegeben sein und der beidseitige Fokus – Besucher/innen und Mitarbeiter/innen – ausgedrückt werden.

Situationsanalyse

Das UMJ ist die wichtigste wissenschaftlich-kulturelle Institution der Steiermark mit 13 architektonisch wertvollen Museumsstandorten in Graz und der Steiermark. Aufgrund seiner zahlreichen Museumsabteilungen und Sammlungsbereiche gibt es eine große Anzahl an unterschiedlichen Herausforderungen und Bedürfnissen für den digitalen Raum.

Eine Befragungsrunde mit allen Museumsabteilungen und Servicefunktionen ergab ein erstes Stimmungsbild und Tendenzen für die Entwicklung der Strategie, die in den darauffolgenden Workshops zu den Handlungsfeldern und deren Zielen, sowie den Verantwortlichkeiten und Roadmap gemeinsam erarbeitet wurde.

Vision

Das UMJ wird zukünftig vermehrt die Kommunikation und Vermittlung besucher/innenzentriert digitalisieren sowie die Sammlungen zugänglich machen, um die digitale Zielgruppe als Besucher/innen zu gewinnen und zu erhalten.

Das UMJ wird aber auch innerhalb der Organisation die digitale Transformation mitarbeiter/innenzentriert vorantreiben und verbessern, damit die Mitarbeiter/innen sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können, die Digitalisierung der Sammlungen voranschreitet und Innovation möglich ist.

Die stetige interne kritische Auseinandersetzung mit digitalen Möglichkeiten und neuen Technologien erachten wir als elementar.

Strategiehaus

Das Strategiehaus der digitalen Transformationsstrategie beinhaltet insgesamt 8 Handlungsfelder, die sich entweder verstärkt nach außen – an die Besucher/innen – bzw. verstärkt nach innen – an die Mitarbeiter/innen - richten.

Im Fundament befinden sich 5 Rahmenbedingungen, die jedoch nicht explizit als Teil der Strategie ausgearbeitet wurden. Diese richten sich in erster Linie an die Geschäftsführung und liegen daher außerhalb des Handlungsrahmens des Strategiepapiers.

Das Strategiehaus bildet die grundlegende Ausrichtung für den Umgang mit dem digitalen Raum. In weiterer Folge werden die Handlungsfelder mit ihren Zielen und deren Zuständigkeit, sowie beispielhaft Risiken und Maßnahmen näher erläutert.

Joanneum Digital am Museumsblog

Artikel rund um Digitales

Die digitale Transformation im Universalmuseum Joanneum schreitet stetig voran und mit ihr die Entwicklung von neuen digitalen Maßnahmen, Tools und Prozessen. Wir schreiben über digitale Strategie, Marketing Automation, Content Strategie, User Experience, digitale Vermittlung und mehr mit dem Ziel zum Austausch unter digitalen Expert/innen in Museen beizutragen.

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Die Handlungsfelder

HANDLUNGSFELD 1: Digitale Besucher/innen-Kontaktpunkte

Unser Ziel ist es, die User/innen auf den digitalen Besucher/innen-Kontaktpunkten (Webseite, Social Media, App etc.) besser kennenzulernen und auf sie individuell eingehen zu können, damit aus Userinnen und Usern treue und begeisterte Museumsbesucher/innen werden, die bestenfalls motiviert sind, ihre (Museums-)Erlebnisse zu teilen. Außerdem wollen wir die User/innen mit unserem digitalen Außenauftritt begeistern und überraschen.