Team

Zentraler Aufgabenbereich des Rechnungswesens ist die Führung der Finanzbuchhaltung entsprechend den gesetzlichen Vorschriften und den Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchhaltung und Bilanzierung, sowie die Bereitstellung von grundlegenden Informationen für die betriebswirtschaftliche und liquiditätsmäßige Steuerung des Unternehmens. Konkret bedeutet dies die buchhalterische Erfassung sämtlicher Geschäftsfälle, laufende Abstimmung und Steuerkontrolle, effektives Mahnwesen, Überwachung der Bankenstände und schließlich die Erstellung des Jahresabschlusses.

Der Grundauftrag des Controllings besteht darin, das Erreichen der wirtschaftlichen Zielsetzungen des Unternehmens durch die Instrumente der Planung, Steuerung und Kontrolle sicherzustellen. Zu den Kernaufgaben des Controllings zählen die Planung, die Kostenrechnung und das Reporting.

Als strategisches Planungs- und Steuerungsinstrument wurde im Universalmuseum Joanneum eine Balanced Scorecard eingeführt. Im Zuge des Budgetierungsprozesses werden die finanziellen Ziele des jeweils folgenden Geschäftsjahres definiert und darauf aufbauend die einzelnen Abteilungs- und Ausstellungsbudgets im Detail ausgearbeitet.

Die Kostenrechnung, die jedes Monat aktualisiert wird, dient der richtigen Zuordnung der Erlöse und Kosten zu den einzelnen Kostenstellen bzw. -trägern. Ein laufender Soll-Ist-Vergleich verbunden mit entsprechenden Abweichungsanalysen wird monatlich vom Controlling vorgenommen und der Geschäftsführung in Form eines Online-Management-Informations-Systems berichtet.

Personalentwicklung

Die Personalentwicklung setzt sich dafür ein, dass alle Mitarbeiter*innen des Universalmuseums Joanneum zufrieden, gesund, motiviert und gut ausgebildet sind, sich in ihrem Team wohl fühlen und gerne mit allen Kolleginnen und Kollegen für das Museum arbeiten.

Als interne Servicestelle beraten und unterstützen wir alle Mitarbeiter*innen des Universalmuseums Joanneum bei der Erfüllung ihrer derzeitigen und zukünftigen Aufgaben. Ausgehend von den Organisationszielen wollen wir die Kernkompetenzen und Potenziale aller Mitarbeiter*innen bestmöglich fördern und eine Kultur schaffen, in der alle Führungskräfte respektvoll, lösungsorientiert und wertschätzend mit ihren Teams zusammenarbeiten.

Im Bereich des Recruiting ist es unser Ziel, die richtigen Mitarbeiter*innen für die anstehenden Aufgaben der Stellen zu finden, unter Berücksichtigung des bestehenden Teams sowie unter Beachtung der Chancengleichheit aller Bewerber*innen unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, Alter, ethnischer Abstammung und Religion.

Für die Anliegen aller Mitarbeiter*innen haben wir jederzeit ein offenes Ohr und sichern ihnen den verantwortungsvollen Umgang mit den gegebenen Informationen zu.

Aufgaben und Service

Diese beiden Kernaufgaben kennzeichnen das Referat Personalverwaltung: Administrative Verwaltung des bestehenden Personals Zukunftsorientiertes Personalmanagement

Das Universalmuseum Joanneum beschäftigt neben zugewiesenen Beamt*innen und Vertragsbedienstete*n des Landes Steiermark auch eigene Bedienstete, nämlich Angestellte, Arbeiter*innen, Lehrlinge, Fachpraktikant*innen und Freie Dienstnehmer*innen. Jede dieser Dienstnehmer*innen-Gruppen ist aus arbeits- und sozialversicherungsrechtlicher Sicht anders zu behandeln. Zum strategischen Aufgabenbereich des Personalmanagements zählen die zentralen Aufgaben der Planung und Budgetierung sowie das Personalcontrolling. In der Personalbetreuung erfüllt das Referat Personalverwaltung eine zentrale Funktion als Servicestelle für die Service- und Museums-Abteilungen sowie für die Dienstnehmer*innen des Universalmuseums Joanneum.

Aufgaben

• Personalplanung, Personalbudgetierung, Personalcontrolling sowie Erstellung und Analyse von Wirtschaftlichkeitskontrollen,
• rechtliche Beratung im Arbeits- und Sozialversicherungsrecht
• Erstellung von Dienstverträgen
• Personalverrechnung
• Zeiterfassung und Verwaltung von Abwesenheiten
• Begleitung von GPLA-Prüfungen
• Erstellung von Rückstellungen
• Verwaltung von Dienstreisen
• Balance Scorecard Personal und Personalstatistiken

Oberstes Ziel der Stabsstelle Rechtsberatung ist es sicherzustellen, dass das Universalmuseum Joanneum nach innen und außen vollständig rechtskonform agiert. Durch diese Rechtssicherheit soll die betriebliche Effizienz gewährleistet, Folgekosten minimiert und nicht zuletzt das Ansehen und Image des Universalmuseums Joanneum geschützt werden.

Als Anlaufstelle unterstützt die Rechtsberatung sämtliche Mitarbeiter/innen des Universalmuseums Joanneum in rechtlichen Angelegenheiten aller Art.

Zu den Aufgaben der Rechtsberatung zählen:

• Beratung der Mitarbeiter/innen in rechtlichen Angelegenheiten, insbesondere dem Vertrags- und Urheberrecht
• Verhandlung und Gestaltung von Verträgen
• Abwicklung von Mahnklagen
• Koordination von betrieblichen Versicherungen und Abwicklung von Schadensmeldungen
• Verwaltung von Verträgen und rechtlich relevanten Schriftstücken

Das Referat Logistik ist zuständig für die Hausverwaltung aller Gebäude im Bereich der Stadt Graz sowie der Zentralmagazine. Dazu zählen das Joanneumsviertel mit dem Gebäudekomplex Raubergasse/Neutorgasse, das Kunsthaus Graz sowie die zentralen Verwaltungsgebäude Mariahilferstraße 2–4, das Museum für Geschichte, das Landeszeughaus, das Volkskundemuseum und das Studien- und Sammlungszentrum in Andritz. 

Außerdem übernimmt das Referat Logistik die Organisation und Koordination des Reinigungs- und Portierdienstes, der externen Bewachung und der Grünraumpflege. Weitere Verantwortungsbereiche sind der zentrale Einkauf und die Verwaltung des Büromaterials sowie der Reinigungsmittel für das gesamte Universalmuseum Joanneum, die Koordination des Postverkehres für alle Abteilungen und der zentrale Botendienst in Graz.