„Es hat noch nie jemand aufgezeichnet, welche Objekte in der Sammlung sind.“

„Es gibt nur ein paar Listen, wo Objekte erfasst sind, aber Überblick haben wir keinen.“

„Wir haben immer wieder begonnen zu inventarisieren, aber wurden nie fertig.“

„Wir wollen uns einen Überblick verschaffen und dann Entscheidungen treffen, wie und was wir weiterhin sammeln, was wir ausstellen und was nicht, was wir behalten oder entsammeln.“

Inventarisierung

Unter Inventarisierung versteht man das Zusammenstellen und die Pflege von Grundinformationen, die Objekte beschreiben und formal identifizieren.

Es ist ein umfassender Prozess, zu dem folgende Schritte zählen können:
1) Objektgruppe/Sammlungsbereich auswählen, die/der inventarisiert werden soll
2) Einrichten eines Arbeitsplatzes (Schreibtisch, Arbeitstisch, Fotoecke)
3) Objekt erhält eine Inventarnummer, indem es im analogen Inventarbuch mit weiteren Angaben vermerkt wird
4) Objekt reinigen
5) Inventarnummer am Objekt anbringen
6) Objektdokumentation
7) Objekt fotografieren
8) Objekt verpacken und rückstellen (an einen dauerhaften Ort wie Ausstellung oder Depot)
 

Digitale Objektdokumentation

Unter digitaler Objektdokumentation wird das Festhalten von Objektdaten verstanden. Objektdaten sind intrinsische Informationen (alles, was ich am materiellen Objekt sehen kann, z. B. Abmessung, Material, Technik, Aufschriften, Zustand) und extrinsische Informationen (alles, was ich darüber weiß, aber nicht sehen kann, z. B. Herkunft, Gebrauch, Ereignisse und Personen, die damit verbunden sind, Zeitzeug*inneninterviews, Literaturverweise). Eine digitale Objektdokumentation erfolgt häufig mithilfe einer Sammlungsmanagementsoftware.

Die Inventarisierung und digitale Objektdokumentation ist kein Selbstzweck, denn:

• Sie unterstützt die Ordnung, Pflege und Erhaltung der Objekte
• Sie hält die Daten bereit für Fragen von Interessierten, beispielsweise im Leihverkehr
• Sie schafft Klarheit bei Versicherung und Schadensfall
• Sie berührt zentrale museale Aufgaben: Bewahren, Forschen, Vermitteln und Ausstellen
• Sie ist unverzichtbare Grundlage für das Wissen um Geschichte und Merkmale der Objekte im Bestand
• Sie ermöglicht die Bewahrung des Wissens über Objekte für nachfolgende Generationen
• Sie ist Voraussetzung für die Erstellung von Bestandskatalogen
• Sie dokumentiert die Sammlungsgeschichte incl. Erwerbungs und Forschungsgeschichte, die sich in der Genese der Objektdokumentation abbildet

Ein persönliches Beratungsgespräch bei Ihnen vor Ort: Nach einer Besichtigung der Sammlungen und Räume wird anhand eines Leitfadens der auf Ihre Bedürfnisse und Voraussetzungen abgestimmte Inventarisierungsprozess besprochen. Dabei zeigen und erklären wir Ihnen Anwendungen, Materialien und Methoden. Abschließend werden die nächsten Schritte festgehalten und wir stehen nach dem Gespräch für weitere Schulungen zur Verfügung. Es entstehen für Sie keine Kosten.
(Ab sofort verfügbar.)

Schulung in der Anwendung von PantherWeb.
(In Vorbereitung.)

Schulung in der Reinigung von Objekten und der Anbringung von Inventarnummern.
(Ab sofort verfügbar.)